L'entretien professionnel obligatoire
L'entretien professionnel n'est pas l'entretien annuel d'évaluation. Ce distinguo est crucial : beaucoup d'employeurs confondent les deux, et c'est précisément cette confusion qui crée des risques juridiques. L'entretien professionnel est une obligation légale distincte, avec sa propre périodicité, son propre contenu, et une sanction financière significative en cas de manquement.
Qu'est-ce que l'entretien professionnel exactement ?
L'entretien professionnel est un temps d'échange consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié : ses souhaits de formation, ses compétences à développer, son projet professionnel à moyen terme. Il ne porte pas sur l'évaluation des performances ni sur les objectifs de l'année écoulée, qui relèvent de l'entretien annuel d'évaluation, facultatif lui.
Il est obligatoire pour tous les salariés ayant au moins 2 ans d'ancienneté, dans toutes les entreprises et tous les secteurs, quelle que soit la nature du contrat (CDI, CDD de plus de 2 ans, temps partiel, alternance...). Seuls les salariés en CDD court ou en intérim y échappent.
La fréquence : tous les 4 ans depuis la réforme
Depuis la loi du 5 septembre 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel, puis les ajustements intervenus en 2024, l'entretien professionnel doit avoir lieu tous les 4 ans. Avant cette réforme, il était tous les 2 ans. Cette modification a profondément changé le calendrier pour les employeurs : beaucoup d'entreprises qui avaient organisé leurs entretiens sur un rythme biennal doivent désormais ajuster leur processus RH.
Par ailleurs, un entretien professionnel doit être proposé de façon obligatoire à la reprise d'activité après certains événements particuliers : congé maternité, congé parental, congé sabbatique, arrêt maladie de longue durée (plus de 6 mois), mandat syndical. Dans ces cas, l'entretien est dû indépendamment du délai ordinaire de 4 ans.
Les événements déclencheurs d'un entretien hors cycle
Retour de congé maternité, de congé parental d'éducation, de congé sabbatique, d'un arrêt maladie de longue durée (plus de 6 mois), d'un congé de proche aidant : autant de situations où l'entretien professionnel doit être organisé dès que possible après la reprise du salarié, sans attendre l'échéance ordinaire.
Le bilan à 6 ans : une obligation distincte
En plus des entretiens tous les 4 ans, la loi prévoit un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans (anciennement tous les 6 ans mais compté sur un cycle de 6 ans d'ancienneté dans l'entreprise). Ce bilan vérifie si le salarié a bénéficié de tous ses entretiens professionnels et si au moins une des deux conditions suivantes est remplie :
- il a suivi au moins une action de formation non obligatoire,
- il a acquis des éléments de certification par la formation ou la validation des acquis de l'expérience (VAE),
- ou il a bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.
La sanction : 3 000 € d'abondement CPF
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, si au terme du cycle de 6 ans le salarié n'a pas bénéficié de ses entretiens professionnels ET si aucune des trois conditions ci-dessus n'est remplie, l'employeur doit abonder le Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié à hauteur de 3 000 €. Cette somme est versée directement à la Caisse des dépôts et consignations.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il n'y a pas d'abondement automatique, mais le salarié peut saisir les Prud'hommes et réclamer des dommages-intérêts pour manquement à l'obligation de maintien dans l'employabilité. La jurisprudence montre que les juges sont de plus en plus sévères sur ce point.
À retenir
L'entretien professionnel tous les 4 ans est une obligation légale distincte de l'entretien annuel. Ne pas l'organiser expose les entreprises de 50 salariés et plus à un abondement CPF de 3 000 € par salarié. En dessous de 50 salariés, le risque est judiciaire. Dans tous les cas, tracez les entretiens par écrit et conservez les comptes rendus signés.
Comment bien préparer et conduire cet entretien ?
L'entretien professionnel n'a pas de format imposé par la loi, mais quelques bonnes pratiques s'imposent. Envoyez une convocation écrite au salarié au moins une semaine à l'avance, en précisant que ce sera un entretien professionnel (et non un entretien annuel). Préparez un support ou un formulaire rappelant les questions à aborder : projet professionnel, besoins de formation, souhaits d'évolution, utilisation du CPF.
Lors de l'entretien, abordez les thèmes dans un esprit ouvert, pas en mode évaluation. Le salarié doit se sentir libre d'exprimer ses envies, même si elles impliquent une mobilité interne ou externe. Terminez en formalisant les engagements pris (si des formations sont évoquées, notez-les) et faites signer un compte rendu aux deux parties. Conservez-le dans le dossier du salarié.
Entretien professionnel et entretien annuel : ne pas mélanger
Les deux entretiens peuvent être tenus le même jour, l'un à la suite de l'autre, mais ils doivent faire l'objet de comptes rendus distincts. Un compte rendu unique qui mélangerait évaluation des performances et perspectives de carrière ne satisfait pas l'obligation légale relative à l'entretien professionnel. Les Prud'hommes l'ont rappelé à plusieurs reprises.
Pour aller plus loin sur le management des salariés, notre article sur comment réussir l'entretien annuel vous donnera des clés concrètes pour piloter ces deux moments avec efficacité.
Mettre en place un calendrier des entretiens professionnels n'est pas complexe : il suffit d'y penser 4 ans à l'avance et de formaliser chaque échange. Ce sont ces petites habitudes administratives qui évitent de lourdes dépenses quand un salarié décide de faire valoir ses droits.
Sources : service-public.fr, travail-emploi.gouv.fr, loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018, legifrance.gouv.fr.
